管理体系标准的起源要追溯到在工业革命初期发展起来并得到应用的简单预防措施，这些预防措施包括对普遍发生问题的响应，比如：确保在出现变更时所有需要知道变更的人能够及时得到沟通，以及能够深入挖掘问题的根本原因而不仅仅只是表面症状。管理体系由最简单的起源演变而来，最终变成了被正式采用的预防方法论，包含了当今被全世界都广泛接受的预防措施。

　　自被广泛接受的管理体系标准（比如ISO9001，14001及其他）在二十世纪80年代末至90年代初得到普遍使用以来，许多有关管理体系运行和使用的误区和误解也产生了。对这些误区的迷信成为了使用管理体系标准的最大障碍，并且还使部分使用者感到挫败及受益少的最大原因。了解这些误区能够帮助组织选择采用管理体系并最终取得预期的所有管理体系标准内在的收益。本文在于帮助你识别最广为流传的误区。

世界上最流行的质量管理体系ISO9001，只要求有基本文件化程序，就足以为组织及其顾客和员工提供透明度、结构及信任。除此之外，文件化程序的数量取决于组织的规模、活动的类型以及运行上的需要。事实上，过多的文件将降低管理体系对于组织及顾客的价值，甚至或许会产生不良后果。今年9月即将发布的ISO9001:2015，更是去掉了对体系文件的特定要求，不再把体系的文件叫做“管理手册”、“程序文件”，而是将文件的命名权交给了企业。

管理体系通过嵌进预防措施提供最低成本节约并改善利润和绩效。采用了管理体系标准的组织，不管是何种规模、进行何种活动，都期望看到增值并且通过适当的约束和沟通能够取得更大的回报。很过组织觉得管理体系就算不给我带来价值，我也得有一个，因为顾客希望我有。其实，不能从管理体系获得益的组织可能对他们的真正目的并不清楚，并可能只是通过一些议案而已。

曾经有研究显示：预防一个问题的成本并不比发生问题后处理问题的成本高——在很多情况下甚至要低得多。如果一个组织运行管理体系标准并且其净成本上升了，那么就需要检讨并重新考虑其运行体系的方法了。如果建立了一个你不愿每天都运行的体系，那么它将产生很小的价值或者压根就不产生价值，并且实际上可能成为组织的净成本。

在管理体系运行过程中，组织将需要做出决策：在灵活性很重要情况下，体系运行应当保持灵活性，与此同时，在需要严格性的情况下能够提供足够支持来确保良好的严格性。管理体系以一种适合于任何组织的方式描述出来。为了平衡一方面严格性及结构的需要和另一方面适合灵活性的需要，组织应当做出谨慎的决策。

管理体系为组织提供了实用的、系统的方法论，帮助组织达到组织自己及其顾客想要的结果。尽管对管理体系标准的认证不是法律或法规的强制性要求，认证也会给组织提供令人信服的收益。管理体系提供了一个与组织的方法、测量和结果相联系的清晰途径及相关的透明度，从而对组织满足顾客和法律要求的能力提供了信任。将来，管理体系标准的重要性极有可能越来越大。

对采用“即插即用” 而不是确保文件和程序适合业务需要的方法来运行管理体系的组织而言，这个误区几乎肯定会成为现实。组织可以通过采用和运行一种满足组织及其顾客、股东需要的管理体系来避免这个问题。意识到这个问题并依赖管理体系的日常运行的组织会获得远远超过任何成本或努力的利益。

组织以一种形式或其他形式使用管理体系的历史已经有200多年了。如果管理体系标准不曾被发展起来，组织无论如何应该需要采用预防性措施。管理体系中包含普遍接受的预防性措施，这些措施永远不会消逝。

没有什么能绝对地保证产品质量。然而，管理体系对于在第一时间预防问题的发生能够产生很深远的效果，并且在降低成本的结果上提供重大改善，内嵌于管理体系中的预防性步骤将显著提高连续生产及整体业务成功的可能性。

认证机构被认可去审核组织全范围内的活动。这些审核由经过资格认证的能够承担审核活动的人员来执行，从而向组织及其顾客、股东提供信任。你的顾客可能一样经过资格认证能够执行这些审核，也许不能。一个经过评定的认证机构需要有资质认定，而你的顾客那方的审核员却未必经过了这样的认证。

或许你的组织生产的产生确实获得过其他的认证，但这些认证可能只是很狭隘的与产品有关，并不全面地触及到内嵌于一个真正管理体系中的预防措施。由一个经评定的认证机构进行的对国际认可的管理体系标准进行认证确保组织得到良好的管理，已经被证明对组织有益。

简单地将管理体系用来预防问题，任何时候组织能够超越本文所述的误区，管理体系都将会有效并高效的运行。对管理体系标准的使用及相关的认证过程应该降低成本、改善结果，并向顾客、股东及组织提供信任。